如果您有员工，费用报告是您会计流程的重要组成部分。费用报告允许灵活性，并使员工更容易完成工作。为了节省您的业务时间和金钱，请制定支出报告政策。

什么是费用报告？

费用报告用于跟踪员工为您的业务进行的购买。一旦员工进行购买，他们应该填写业务费用报告并提交给您。费用报告中的普通业务成本包括：

• Travel expenses
• 供应和工具
• 为客户提供娱乐和餐点

Employees are not responsible for paying your business costs out-of-pocket. When an employee makes a business purchase, like business related旅行和娱乐，支付报销或提前预付款。

With a reimbursement, the employee uses their money to make the purchase, and you pay them back. With an advance, you give the employee money. Then, they make the purchase. The advance is subtracted from the purchase amount on the expense report.

根据费用报告进行的购买是业务费用，而不是工资单的一部分。应偿还应纳税费用？您不对员工偿还的税额扣除或缴纳雇佣税。您将报销金额支付给员工，并将其记录为业务费用会计书。

没有标准方法可以填写业务费用报告。您可以自定义报告以满足您的业务需求。但是，您应该包括以下信息，以进行准确的小型企业费用跟踪和报销：

• 购买的日期
• 费用的性质（购买的物品）
• 购买金额
• 逐项费用（个人成本多少）
• 减法进步
• Total amount of reimbursement

您可以提供一个表格或模板供员工提交。员工可能会填写纸质或在线上的费用摘要。

费用报告模板

使用标准表格使您和您的员工更容易报销。尝试为您的小型企业提供此费用报告示例。

设置费用报告政策

要保持准确和合规，请制定业务费用报告政策。当要求报销时，员工应遵循政策中的程序。该政策应包括以下信息：

• 费用准则
• 大体时间
• 预先批准
• Supporting documents

使员工和您自己易于报销。一个复杂的系统浪费时间，并使您的业务降低了生产力。通过简单，简化的费用报告过程避免头痛和错误。在您的政策中包括以下各节。

费用准则

费用准则绘制出您将购买的购买，不会偿还。而且，它解释了需要报销的情况。

“费用指南”部分清楚地了解了哪些有资格偿还的资格。例如，您可能要求员工选择最便宜的旅行选择。或者，您可以说您不会为员工报销含酒精的饮料。

您无需列出员工可以和无法偿还的所有物品。但是，您应该包括有关您愿意偿还的内容的主要限制和详细信息。

大体时间

时间范围显示员工需要多久提交费用报告。而且，它解释了您在提交报告后会多久偿还员工。

要进行有效的报销过程，请保持费用报告移动。您收到报告的速度越快，您的健康越健康中小企业现金流。而且，员工希望迅速偿还。在政策中包括合理的时间表，以确保每个人都在同一页面上。

预先批准

对于大笔费用，请员工在购买商品之前要求您批准。这样，您可以监视报销，并确保员工不会超越。例如，您可能需要批准机票的数量，因为它们通常很昂贵。让员工附加批准与他们的费用报告。

Supporting documents

For a successful expense reporting system, good records are key. Employees should keep supporting documents for purchases, such as企业收据and invoices. Have them write notes on receipts, like their name and the reason for the expense or job number. When an employee submits an expenditure report, they should attach supporting documents to it.

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