有时，员工可能会自掏腰包支付业务费用。当这种情况发生时，你可以补偿员工。
员工费用报销确实会带来一些麻烦。补偿应纳税吗?你需要报销吗?找出下面。
什么是费用报销?
报销是当员工用自己的钱支付业务费用时，你付给他们的一种方式。
假设一名员工在客户会议间隙驾驶公司的车辆。他们停下来给油箱加油。员工自己付油钱，并在返回公司时要求你报销。
当员工出差时，报销费用是很常见的。他们可能需要支付餐费、住宿费、煤气费和招待客户的费用。
补偿应纳税吗?
当你把钱给一个雇员时，你通常必须在这笔支付上预扣和贡献税。那么，报销的费用要纳税吗?这得视情况而定。国税局的费用报销指南有两种类型的计划:可问责计划和非可问责计划。你是否必须预扣税款取决于你的企业使用的计划。
您可以了解更多关于费用报销出版15．
负责计划
如果你的公司采用的是负责任的计划，那么偿还的费用是不用纳税的。你不必扣留或贡献收入，联邦保险捐税法或者失业税。
要有一个负责任的计划，你的员工必须满足以下三个规则:
- 该雇员必须在作为你的雇员执行服务时发生可扣除的费用。报销必须是对费用的支付。报销金额不能是原本作为工资支付给员工的金额。
- 员工必须在合理的时间内向您提供所需费用的金额、时间、地点和用途。
- 员工必须退还超出实际费用的任何金额。员工应在合理的时间内归还多余的部分。
问责计划的合理时间是多少?根据国税局的规定，在员工发生这笔费用后30天内报销是合理的。雇员在支付费用后60天内说明其费用是合理的。员工应在费用发生后120天内返还多余金额。
如果你的公司使用一个负责任的计划，但员工没有遵循该计划，费用报销是应纳税的。例如，如果一名员工没有在合理的时间内返还超出的金额，那么超出的金额就应纳税。
因为在负责任计划下的报销不是工资，也不用缴税，所以你不必申报金额。不包括该金额与员工的工资报税表形式．相反，以表格形式报告报税表盒12代码L。
Nonaccountable计划
如果你的公司使用不负责任的计划，你必须在报销费用时纳税。他们要缴纳所有的收入税、联邦保险税和失业税。
你有一个不负责任的计划，如果:
- 员工不必及时证实费用。
- 员工不需要在一定的时间内归还多余的钱。
- 无论你是否预期员工会有业务开支，你都要支付一定数额的费用。
- 你支付了一笔你本来会作为工资支付的金额。
在一个不负责的计划下的补偿是工资和纳税。你必须报告这些工资和存款税。在员工的表格W-2中包括报销和纳税。
每日
你可以按日费率给员工报销。每日支付用于报销里程、餐费、住宿费和其他一些固定津贴。
对于按日支付，美国国税局说，如果你的员工的报销金额没有超过既定的按日支付率，那么你的员工就会向你支付。
你应该在表格W-2的第12栏中使用代码L注明每日付款。
如果你的每日工资超过了预先设定的比率，超出的数额被认为是工资。你必须对超出的部分预扣和贡献税款。在表格W-2上包括每日超出的金额和税款。
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