工资单有很多移动的部分需要跟踪:员工时间，总工资，净工资，工资税，员工扣除，雇主贡献，等等。在一个地方看到所有这些信息将是一个梦想成真，对吗?这就是工资单的作用所在。那么，什么是工资单登记，它到底是做什么的?
什么是工资登记簿?
工资单登记的目的是记录员工在一个特定的工资期间的所有支付明细。一般来说，工资登记簿列出了每个员工的以下信息:
此外，通常在登记报表的底部是该期间所有员工的总数。
工资登记报告不同于工资历史报告和其他工资报告，如工资详情报告。
工资记录，工资历史，工资明细
工资历史报告给出了一个工资周期内单个员工的总金额。工资历史报告没有列出多个员工，因为它们是针对单个员工的。你可以给你的员工一份工资历史报告作为工资存根。如果您使用工资管理软件，您可以将一个员工在一个特定时期的工资历史记录进行分组，以查看多个时期的总工资(例如，第一季度的所有工资)。
工资单登记文件显示了某一特定时期内所有员工的收入总额。该报告显示了员工总数，以及所有员工的总和。登记报告通常结合个人工资历史报告的信息在报告的底部。
工资明细报告与登记报告非常相似。两者都显示员工的薪水细节。并且，你可以使用这两种方法来显示特定时间段的工资信息。但是，一些工资单细节报告更进一步，允许你以更多的方式分组工资(例如，按地点分组)。通常，工资详细信息报告包括工资税的雇主部分，如果工资登记报告没有列出它们。
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工资单上的信息
那么，工资单是什么样的呢?登记簿的行包含关于每个雇员的信息。它们可能看起来像员工的工资单。对于每一名员工，工资总汇登记簿包括:
- 的名字
- 支付时间
- 支付日期
- 有规律
- 加班时间,如果可以的话
- 工资率
- 工资总额
- 联邦、州和地方所得税
- 社会保险和医疗保险税收的雇员部分
- 其他扣除，如适用
- 网上支付
- 雇主对福利的缴款(如适用)
一般来说，工资登记表模板不包括关于雇主税收的信息。不过，有些工资单登记册可能包括:
- 社会保险和医疗保险税收的雇主部分
- 联邦失业税
- 州失业税
在寄存器的末尾，有一个总计部分。本节显示所有员工信息的组合。例如，您可以看到在选定期间员工加班的总时间。或者，你可以看到所有员工的总净工资。
你可以调整工资单的时间周期。例如，您可能只想查看您最近运行的工资单。或者，您可能想调出上一季度的数据。
为了简化报告过程，可以考虑使用薪资软件。当你使用工资单软件时，你可以很容易地改变工资单的时间段，而且软件会自动调出你想要的信息。
如何使用工资单登记册
根据Avner Brodsky，首席执行官和联合创始人Superwatches，工资单登记册是一份重要的、包罗万象的文件，有多种用途:
工资表对我的业务非常重要，因为它列出了我的员工的工作时间，他们的总收入和净收入，任何扣款，以及发薪日期。这些信息使我们的会计团队更容易管理我们公司的财务。
在处理纳税和申报纳税时，工资登记簿可以快速地提供信息。同样重要的是，工资单提供了最准确的员工薪酬信息，当与会计软件集成时，可以使这个过程更容易，更经济有效。”
登记簿可以显示你需要为某些支出留出多少钱，比如雇主缴纳的社会保险和医疗保险税。因为在大多数情况下，社会保险和医疗保险中的雇员部分与雇主部分相匹配，所以很容易看出雇主部分是多少。看看你需要存多少钱可以帮助你避免把钱花在其他事情上。
同样，你也可以用你的注册表来存款和报税。简单地拉出你处理工资税的时间段，然后使用总数来确定你需要存入或存档的金额。如果您的报告不包括雇主部分的税收，您可以使用另一个报告来收集总计。或者，用你所在州和联邦的失业率手工计算一下。
你也可以用工资单上的总数来核对你的工资核算．如果数字不匹配，你可以查看你的工资记录来找到问题所在。
工资单登记的最佳做法
因为你的工资单是工资单记录的重要组成部分，记住最佳实践是很重要的。报告的准确性取决于您输入的数据。所以，请记住这些最佳实践，以确保你的数据是正确的:
- 跟踪员工工作时间(例如，使用考勤软件)
- 检查您的数据输入，如果手动输入小时
- 在批准工资发放之前，要审查工资总额，税收减免和净收入
- 经常审核和核对你的工资单记录(例如，每次运行工资单时)
在季度末，核对你的工资登记簿和工资税报告。
工资登记表如何在法律上起作用
既然你知道了工资单是什么，它能告诉你什么，为什么你要合法地知道它呢?除了使用它来查看信息，报税，并协调您的账簿，登记册五月是一份法律要求你保存的报告。
工资记录保存法要求雇主在一定的时间内保留特定的记录。虽然各州的法律不尽相同，但《公平劳动标准法》(《公平劳动标准法案》的规定)要求雇主必须为员工保存工资记录最少三年．
根据联邦法律，工资记录包括以下资料:
- 员工
- 税
- 薪水
- 工作时间
- 工资基数(例如，每小时工作多少)
- 支付频率
- 付款日期
工资单登记是一种很好的报告，因为它包含了雇主根据联邦法律必须存档的工资单数据。请记住，FLSA不需要一个特定的表格来记录。因此，如果需要，您可以生成一个寄存器来提供信息。
本文自2012年4月27日最初发表之日起进行了更新。
这不是作为法律建议;欲了解更多信息，请请点击这里。